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差旅费的报销,真的是只需要发票就够了吗?

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发表于 2018-7-24 14:15:48 | 显示全部楼层 |阅读模式
本帖最后由 graceliu 于 2018-7-24 14:18 编辑

差旅费的报销,真的是只需要发票就够了吗?
这是我参加一个财税培训的时候,老师问我们的问题。
答案是否定的。

在正式阐述这个问题之前,我先在网上找了一篇参考文章,大家可以先看一下:
差旅费,税务局稽查就看这几点!:http://bbs.raindi.net/thread-20426-1-1.html

在差旅费中,容易产生一些金额较大的、容易产生不合规、不合理的费用,比如:异地交通费、住宿费、餐费等。
因而对于差旅费的稽查,也是税务稽查的一个重点。

根据国家相关制度,只有跟企业经营活动需要为目的的、真实、合法、合理的费用,才允许在所得税税前扣除。
1,首先报销者必须是本企业任职受雇的员工,如果是企业为客户或其他非企业雇员承担费用,则应该依据费用的性质,相应计入业务招待福等其他费用中。
2,报销单的费用必须是跟生产经营相关的,所以确实要是员工因公出差,才是差旅费。若是员工旅游,则应计入福利费,根据国家法律要扣除个税的还要依法扣税。
3,报销的费用额度要有有限额依据。
国家公务员出差,国家有制定相应的标准,制定各种情况的飞机票、火车票舱位等级、住宿费标准、餐费标准等。
对于各个企业,国家并无明文规定,但是各个企业一般参照国家标准会制定自己企业的差旅费用标准。
各项差旅报销都应该符合企业的标准限额。
4,差旅费应该取得合法的费用报销凭证,对于确因各种原因无法取得发票的,应该对于费用情况和金额做详细说明。
总而言之,差旅费税前扣除必须向税务稽查人员提供相关证明材料,即:出差人员姓名、地点、时间、任务、支付凭证等。

因为,如果仅凭一张发票,是不能证明这就是合法合理的差旅费。
发票仅仅能证明发生了这笔费用。
但是这笔费用是员工的还是客户的?
是为公司经营目的还是员工福利?
是否在一个合理的公司制度限额以内?
这些都仅靠一张发票是不能说明和支撑的。

因而在实务中,差旅费的报销,还需要更多的证明材料,需要说明出差人员姓名、地点、时间、任务、支付凭证等。
这通常是由领导审批签字的出差申请,或者出差报销说明,例如:
差旅费报销单
姓名
部门
填报日期
出差事由:
    2018-3-1~3-3,拜访上海客户xxx和yyy。
实际行程和各项费用明细(按照日期依次填写)
日期
费用名称
金额
说明(无发票的,要详细说明用途和金额依据)
2018-3-1
飞机票
1,200.00
深圳-上海浦东
 
上海市内交通费
200.00
出租车、地铁
 
午餐费
50.00

晚餐费
500.00
请客户xxx的采购A吃饭(业务招待费)
 
住宿费
400.00

2018-3-2
上海市内交通费
300.00
出租车
 
午餐费
300.00
请客户yyy的业务员B、C吃饭(业务招待费)
 
住宿费
400.00

2018-3-3
火车票
600.00
上海虹桥-深圳北
 
午餐费
40.00
火车上快餐,无发票
 
深圳市内交通费
100.00
出租车
 







合计
4,090.00
领导审批
会计审核
出纳


上面这张报销单,比较详尽的记录了差旅行程,且逻辑上是一个合理的闭环(从深圳出发,最后回到深圳)。
每一笔费用支出都做了用途说明,对于无发票的费用,也说明了原因,金额为合理数字。
上述例子,就是一个比较好的差旅报销说明,配合相应的发票,如果是参加会议或展览等,还有相应的邀请函、会场照片等,就是比较完整的报销依据了。


系列作品:
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矛盾综合体(关于孩子教育)
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